Экономический анализ основывается на комплексном использовании данных целого ряда источников экономической информации. Источники анализа подразделяются на:

1) учетные;

2) внеучетные;

3) планово-нормативные;

К учетным источникам относят:

1) бухгалтерский учет и отчетность;

2) статистический учет и отчетность;

3) оперативный учет;

4) выборочные учетные данные.

В бухгалтерском учете и отчетности находят наиболее полное отражение и обобщение хозяйственные средства и хозяйственные операции с целью контроля за выполнением установленных производственных программ. Методами сплошного и непрерывного наблюдения, строгого документирования, систематизации на счетах группировки в балансе и других отчетных таблицах достигается объективная количественная характеристика многообразных хозяйственных операций, обобщенная характеристика всей совокупности средств по составу и размещению, по источникам образования и целевому назначению. Своевременный и полный анализ бухгалтерской отчетности позволяет принять меры по улучшению выполнения месячных, квартальных и годовых планов.

Статистический учет и отчетность отражают совокупность массовых явлений и процессов и характеризуют их с количественной стороны. Статистический учет и отчетность выявляют определенные экономические закономерности и служат важным источником анализа.

Оперативный учет и отчетность принимаются на отдельных участках хозяйственной деятельности предприятий. Они обеспечивают более быстрое по сравнению со статистикой и бухгалтерией получение соответствующей информации. Для оперативного анализа такая информация очень важна.

Выборочные учетные данные помогают углубить и детализировать показатели отчетности. С этой целью применяют эпизодические выборки, наблюдение, углубленные проверки. Данными служат текущий бухгалтерский учет и первичная документация.

К внеучетным источникам относят:

1) официальные документы: законы, указы, постановления, приказы, хозяйственно-правовые документы, договоры, соглашения, решения суда;

2) документы внутриведомственной и вневедомственной ревизии, внешнего и внутреннего аудита;

3) материалы лабораторного и врачебно-санитарного контроля;

4) материалы проверок налоговой службой;

5) материалы постоянно действующих производственных совещаний;

6) материалы собраний трудовых коллективов;

7) материалы печати;

8) пояснительные и докладные записки, переписка с вышестоящими организациями, финансовыми и кредитными организациями;

9) материалы, полученные в результате личных контактов с исполнителями;

прочие внеучетные.

Плановые источники– всякого рода плановые, предварительные расчеты. Они содержатся в производственно-финансовом плане промышленного предприятия. Нормативный материал – в производственных паспортах, ценниках, прейскурантах, справочниках и др. Без этой информации проведение достоверного, глубокого анализа практически невозможно.

Раздел 8. ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОГО АНАЛИЗА

8.1. Виды и классификация источников информации для анализа.

8.2. Отчетность предприятия как основной источник информации.

8.2.1. Финансовая отчетность предприятия.

8.2.2. Статистическая отчетность предприятия.

8.2.3. Налоговая отчетность предприятия. Обучающий тренинг.

Виды и классификация источников информации для анализа

Среди важнейших источников информации для предприятия по направлениям поступления можно выделить следующие виды: внутренние - внутри самого предприятия (внутрихозяйственные) и внешние - те, что публикуются, а также, поступающих из других предприятий, информационной индустрии (рис. 8.1).

Внутрихозяйственные источники информации представляют специализированные информационно-аналитические группы работников с их деятельностью, периодической отчетности, всевозможными информационными связями. В большинстве современных крупных компаний, например торговых, большую часть информации, которую используют менеджеры, обеспечивают внутренние источники. Информационным обеспечением здесь полностью или частично занята специализированная группа работников. В ее состав могут входить следующие отделы: маркетинговых исследований, анализа продаж, планирования, экономического анализа, исследований операций и системного анализа. Кроме этого, в каждой компании введен регулярные отчеты линейных руководителей и служащих, одной из форм которых являются доклады продавцов по телефону, что позволяет получать текущую рыночную информацию.

Источники информации, публикуются, могут быть в форме отчетов правительственных агентств, торговых организаций, научных публикаций, журналов, справочников и т. Они составляют информационную базу по различным вопросам, касающихся управления, экономических условий, производства, реализации продукции, ценовой политики, нормативно-правовых актов и тому подобное.

Другие предприятия, например поставщики, рекламные агентства, заказчики (в том числе дилеры и оптовики), средства массовой информации и даже конкуренты, покупатели, тоже могут оказывать предприятию определенную полезную информацию. Это могут быть сообщения о проблемах с эксплуатацией, упаковкой, обслуживанием произведенных товаров, о действиях конкурентов.

Рис. 8.1. Основные виды источников информации для предприятия по направлениям поступления

Представителями информационной индустрии есть фирмы, занимающиеся исследованиями в области маркетинга, другие специализированные агентства, например служба газетных вырезок, служба проверки рекламы, служба кредита и др.

Для проведения экономического анализа источника информации можно разделить подробнее, а именно на учетные, плановые и позаобликови (рис. 8.2).

Учетные источники информации включают документы бухгалтерского, статистического учета и отчетности. Как известно, бухгалтерский учет включает аналитический, оперативный и статистический учет.

Исходя из этого, бухгалтерские документы классифицируются:

На первичные документы;

Регистры бухгалтерского учета;

Внутрихозяйственного (управленческого) отчетность;

Финансовую отчетность.

Первичные документы - это такие достоверные источники первичной информации определенной формы, которые устанавливают факт совершения хозяйственной операции, служат для аналитического учета; на их основе бухгалтерия ведет первичный учет.

Регистры бухгалтерского учета - это специальные таблицы, в которых сгруппированы учетные записи хозяйственных операций на счетах (журналы-ордера, мемориальные ордера, ведомости, разработанные таблицы, карты).

Для комплексного экономического анализа хозяйственной деятельности предприятия первичных документов и регистров бухгалтерского учета недостаточно, необходимо использовать также отчетность.

Внутрихозяйственная (управленческая) отчетность - это специальная отчетность, составляется на основании данных бухгалтерского учета и предназначена для удовлетворения потребностей в информации внутренних пользователей - органов управления предприятия.

В общем виде финансовую отчетность можно охарактеризовать как документы установленной формы, отражающие финансовые показатели деятельности предприятия за отчетный период и передаются контролирующим органам.

В свою очередь документация по способу сборки, обработки и хранения делится на ту, которая заполняется и обрабатывается вручную и машинную.

Важной составляющей документации статистического учета является отчетность. Статистическая отчетность - это отчетность, которую составляют

Рис. 8.2. Основные источники информации для экономического анализа

все субъекты хозяйствования и которая содержит информацию, необходимую органам государственной статистики для оценки, планирования и прогнозирования экономического развития государства. Подробнее о статистической отчетности говорится в подразделении 8.2.2. "Статистическая отчетность предприятия".

Налоговая отчетность - это отчетность, которую составляют все субъекты хозяйствования - плательщики налогов, и которая предназначена для предоставления информации органам государственной налоговой администрации о состоянии расчетов с государством по налогам.

Плановые источники информации - это документы по планированию, в частности планы, нормативы, технологические карты выполнения работ, сметы расходов, проектные, хозрасчетные задания и тому подобное.

Позаобликови источники составляют документы, регулирующие хозяйственную деятельность: регламентированные - законодательно-регулирующие документы (нормативно-правовые акты, стандарты) и распорядительные документы (распоряжения, приказы, указания, рекомендации, предложения), а также нерегламентированные - материалы средств массовой информации, научных конференций, пресс-конференций, совещаний, выступлений, материалы специальных обследований и тому подобное. Специальные обследования должны нерегулярный характер и проводятся с помощью выборочных, монографических наблюдений. Такими могут быть, например, социологический опрос работников по мотивации труда, изучения передового опыта предприятий по внедрению новых технологий и др.

Таким образом, экономическая информация содержится чаще всего в документации. Она, в свою очередь, делится на первичную учетную и расчетную, отчетность и публикации.

Анализ деятельности организации (предприятия) основывается на системе комплексного использования плановых и отчетных показателей. Основными источниками данных для анализа являются:

• плановая (нормативная) информация;
• учетная, отчетная и внесистемная (разового использования) информация;
• материалы проверок, совещаний, информация в печати и другие, характеризующие производственно-хозяйственную деятельность предприятия данные.

Плановые источники содержат информацию о показателях, подлежащих обязательному выполнению. Особое место в плановой информации на промышленных предприятиях занимают материальные и энергетические балансы, которые позволяют установить расход каждого вида ресурса и его потери по стадиям производства. Плановые источники информации - плановые задания, устанавливаемые на текущий анализируемый период по:

• номенклатуре выпуска продукции;
• объему реализации;
• уровню производительности труда;
• качественным показателям продукции;
• затратам на рубль товарной продукции;
• абсолютному размеру прибыли, рентабельности и др.

К учетным источникам информации относятся: бухгалтерский учет и отчетность, а также выборочные учетные данные - в зависимости от назначения и целей анализа, особенностей анализируемого объекта. Учетно-отчетные источники информации содержат данные бухгалтерского, статистического и оперативного учета, оперативные сведения отделов планирования, маркетинга, подразделений основного и вспомогательного производств, а также логистики, формирующих сведения о наличии и движении запасов (сырья, материалов, незавершенного производства, готовых товаров и др.).

В зависимости от цели в анализе хозяйственной деятельности используется годовая, квартальная, месячная и текущая (ежедневная, еженедельная, ежедекадная) отчетность.

Внеучетные источники информации (регулируемые хозяйственную деятельность) подразделяются на официальные документы (законы, указы и постановления, акты аудиторских проверок, материалы наблюдений и обследований, постановления вышестоящей организации, материалы внутреннего и финансового контроля и др.); хозяйственноправовые материалы (договоры, соглашения, решения судебных органов и рекламации); решения собраний коллектива; материалы изучения передового опыта (книги отзывов и предложений, решения производственных совещаний, материалы выставок-продаж, сообщения периодической печати и др.); технологическую и техническую документацию; материалы исследований состояния бизнеса (хронометраж, фотография и видеосъемка и т.д). При этом особое внимание уделяется сведениям, полученным от работников организации (руководителей, специалистов, менеджеров по продажам и др.), которые непосредственно участвуют в производственно-хозяйственной деятельности.

Анализ будет более результативным и эффективным при условии учета общеэкономических и социально-экономических показателей: сведения об экономике деятельности организации, численности населения и его составе, покупательском спросе, профессиональном, демографическом (половом, возрастном составе населения) и т.д. Перечисленные сведения позволяют дополнить аналитическую базу, глубже изучить работу организаций и принять грамотное управленческое решения.

Аналитическая работа на предприятии осуществляется специальной группой. Она может быть автономной или включённой в какое-либо подразделение. В последнее время создаются подразделения контроллинга, в чьи функции в качестве основной включается эта деятельность. В отдельных, особо сложных ситуациях пользуются услугами консультантов. На малых предприятиях эта работа может быть возложена на одного из заместителей руководителя или эксперта.

Дня уяснения функций ИАС необходимо изучить информационный обмен, связанный с аналитической работой. В общей постановке анализ основан на переработке информации, которую аналитики должны где-то получить, и выдаче информации заинтересованным лицам или организационным единицам. Место аналитического процесса в цепочке других, связанных с управлением процессов показано на рисунке 5.

Рисунок 5. Место анализа в цепочке принятия управленческих решений

Все источники информации для анализа можно разделить на внутренние и внешние.

К внутренним источникам относятся:

· бухгалтерский учёт, включая аналитический и складской;

· статистический учёт;

· управленческий учёт;

· деловая переписка;

· материалы различных исследований и обследований, выполненных на предприятии;

· текущая документация, в том числе материалы ревизий и аудиторских проверок и т.д.;

· зафиксированные данные опросов;

· устная информация;

· информация из баз данных, эксплуатирующихся на предприятии ЭИС и автономных автоматизированных рабочих мест (АРМ);

Из перечисленных видов учёта бухгалтерский и статистический относятся к обязательным видам учёта.

К внешним источникам информации относятся:

· установочная информация из государственных органов и вышестоящих организаций (для зависимых предприятий) это правовые и руководящие документы, инструкции и т.д., определяющие условия функционирования,

· информация из специализированных информационных организаций и их информационных хранилищ, к ним относятся различные фонды, финансовые и биржевые и т.д.;

· библиотечные фонды и информационные хранилища;

· средства массовой и специализированной информации;

· глобальные информационные ресурсы, например сеть Интернет и другие;

· данные деловой разведки и прочие возможные источники информации.

С другой стороны служба анализа выдает информацию заинтересованным потребителям. Основные её потребители - лица, принимающие решения (ЛПР).

На предприятии должен быть установлен порядок доступа к такой информации по причине её особой ценности и подчас конфиденциальности.

С точки зрения аналитических систем информацию можно разделить на:

· Агрегированные данные,

· Исторические данные,

· Прогнозируемые данные.

Агрегированные данные . Пользователя, занимающегося анализом, редко интересуют детализированные данные. Более того, чем выше уровень пользователя (руководителя, управляющего, аналитика), тем выше уровень агрегации данных, используемых им для принятия решения. Рассмотрим в качестве примера фирму по продаже автомобилей. Коммерческого директора такой фирмы мало интересует вопрос: "Какого цвета "Жигули" успешнее всего продает один из ее менеджеров - Петров: белого или красного?" Для него важно, какие модели и какие цвета предпочитают в данном регионе.

Исторические данные . Важнейшим свойством данных в аналитических задачах является их исторический характер. После того как зафиксировано, что Петров в июне 2004г. продал 2 автомобиля "Волга" и 12 автомобилей "Жигули", данные об этом событии становятся историческим (свершившимся) фактом. И после того, как информация об этом факте получена, верифицирована и заведена в БД, она может быть сколько угодно раз считана оттуда, но уже не может и не должна быть изменена.

Другим неотъемлемым свойством исторических данных является обязательная спецификация времени, которому эти данные соответствуют. Причем время является не только наиболее часто используемым критерием выборки, но и одним из основных критериев, по которому данные упорядочиваются в процессе обработки и представления пользователю.

Во многих организациях используются как общепринятые, так и собственные календарные циклы (финансовый год может начинаться не в январе как календарный, а, например, в июне); время является стандартным параметром практически любой аналитической, статистической или финансовой функции (прогноз, нарастающий итог, переходящий запас, скользящее среднее и т.д.).

Прогнозируемые данные . Когда говорится о неизменности и статичности данных в аналитических системах, имеется в виду неизменность исключительно исторических данных (данных, описывающих уже произошедшие события). Такое предположение ни в коем случае не распространяется на прогнозируемые данные (данные о событии, которое еще не происходило). И этот момент является весьма существенным.

Например, если мы строим прогноз об объеме продаж на июнь 2005г. для менеджера Петрова, то, по мере поступления фактических (исторических) данных за 2004г., эта цифра может и будет многократно изменяться и уточняться. Более того, достаточно часто прогнозирование и моделирование затрагивает не только будущие, еще не произошедшие, но и прошлые, уже свершившиеся события. Например, анализ: "а, что будет (было бы)..., если (бы)..?", строится на предположении о том, что значения некоторых данных, в том числе и из прошлого, отличны от реальных.

На первый взгляд, мы сами противоречим себе, говоря о неизменности данных, как основополагающем свойстве аналитической системы. Но это не так. Это кажущееся противоречие наоборот подчеркивает и усиливает значимость требований к неизменности исторических данных. Сколько бы мы не упражнялись (например, при анализе: "а что... если..?") со значением объема продаж за июнь 2004г., значения исторических (реальных) данных должны оставаться неизменными.

С технической точки зрения источники данных для проведения анализа могут быть представлены в следующих основных формах:

· в виде файлов определённого формата (ранее самым распространённым форматом были DBF файлы, сейчас же всё большую долю начинает занимать формат XML);

· в виде привычных большинству специалистов реляционных баз данных, в которых хранится первичная или агрегированная информация;

· в виде хранилищ данных, которые собирают внутри себя информацию из различных предметных транзакционных баз данных и производят её агрегацию и систематизацию;

· в виде информации, получаемой из отчётов, когда в процессе выполнения аналитической работы результаты (агрегаты) одного отчёта становятся источником данных для других отчётов, тем самым, являясь элементом-источником общей технологической цепочки при осуществлении анализа;

· информация, получаемая напрямую при вызове удалённых процедур во внешних по отношению к аналитической подсистем или даже информационных систем. Данная технология реализована во многих языках программирования, на большинстве технологических платформ и основывается на комплексной идеологии удалённого вызова процедур (RPC – Remote Procedure Call);

· традиционные Интернет сайты различных СМИ, информационных агентств и обычных компаний в зависимости от типа и содержания требуемой информации;

· «ВЕБ сервисы», взаимодействие с которыми основывается на протоколе SOAP и XML и которые по основной концепции должны быть зарегистрированы в каталогах и доступны по протоколу UDDI – основная цель данной концепции – создать единую гибкую инфраструктуру автоматизированного взаимодействия информационных систем различных компаний с целью оказания каких-либо информационных услуг (сервисов) через традиционную сеть Интернет. Отсюда пошло и само название – WEB Services (ВЕБ сервисы).

Тема 3. Информационно – аналитическая система как инструмент проведения экономического анализа

1. Общее понятие информационно – аналитической системы.

2. Функции и сферы применения ИАС.

3. Классификация аналитических систем.

4. Концепции построения ИАС.

5. Общая структура информационной аналитической системы.

1. Общее понятие информационно – аналитической системы.

Современный этап развития рыночных отношений в российской экономике характеризуется началом экономического подъема. Сегодня все большее число организаций приходит к пониманию того, что без наличия своевременной и объективной информации о состоянии рынка, прогнозирования его перспектив, постоянной оценки эффективности функционирования собственных структур и анализа взаимоотношений с бизнес - партнерами и конкурентами их дальнейшее развитие становится практически невозможным. Начинают приобретать определяющее значение знания о протекающих хозяйственных процессах. На успех ведения дела влияют как объективные, так и субъективные факторы. К объективным факторам можно отнести:

· закономерности протекания хозяйственных процессов,

· правовую среду,

· неписаные правила и традиции ведения дел,

· экономическую конъюнктуру и т.д.

Большое значение имеет субъективный фактор, под которым понимается влияние на ход бизнес - процессов работников предприятия и в особенности лиц, принимающих решения (ЛПР).

Для выработки и принятия соответствующих складывающейся обстановке решений необходима информация, которая должна удовлетворять требованиям полноты, достоверности, своевременности (актуальности), полезности.

Основополагающую роль в подготовке принятия решений играет его обоснование по имеющейся у ЛПР информации. Её, как правило, получают из различных внутренних и внешних источников. В интересах выработки адекватного решения используются внутренние информационные ресурсы, которые складываются из отражения деятельности (функционирования) объекта в документах, других видах и способах сбора, обработки, хранения информации. А также внешние по отношению к объекту информационные ресурсы, например (если это предприятие) - корпорации, отрасли, региона, а также глобальные – из средств массовой информации, специальной литературы, всемирной информационной сети Интернет и т.д.

Таким образом, границы информационного пространства как отображения деятельности предприятия и его взаимодействия с внешней средой, в рамках которого принимаются решения, выходят далеко за пределы предприятия.

Эти обстоятельства вынуждают использовать имеющиеся в настоящее время весьма развитые программно-технические средства. Широкое и эффективное применение этих средств стало одним из факторов выживаемости и успеха предприятия в условиях острой конкурентной борьбы. Получили широкое распространение автоматизированные информационные системы.

Проблема анализа исходной информации для принятия решений оказалась настолько серьезной, что появилось отдельное направление или вид информационных систем – информационно – аналитические системы (ИАС).

Информационно-аналитические системы (ИАС) призваны на основе данных, получаемых в режиме реального времени, помогать в принятии управленческих решений. ИАС - это современный высокоэффективный инструмент поддержки принятия стратегических, тактических и оперативных управленческих решений на основе наглядного и оперативного предоставления всей необходимой совокупности данных пользователям, ответственным за анализ состояния дел и принятие управленческих решений. Комплекс информационно-аналитических систем затрагивает всю управленческую вертикаль: корпоративную отчетность, финансово-экономическое планирование и стратегическое планирование.

1. Рентабельность затрат = прибыль от реализации / Полная себестоимость реализации продукции 2. Рентабельность производства = Выручка от продаж/Себестоимость всей продукции 3. Рентабельность продаж (по прибыли от продаж): прибыль от продаж / Выручка от реализации 4. Рентабельность продаж (по прибыли до налогообложения) = Прибыль до налогообложения /Выручка от реализации 5. Рентабельность продаж (по чистой прибыли) = чистая прибыль/Выручка от реализации 6. Рентабельность всего капитала = чистая прибыль(прибыль до налогообложения, Прибыль от реализации)/Средний итог валюты баланса 7. Рентабельность собственного капитала = чистая прибыль / Средняя величина собственного капитала 8. Рентабельность основной деятельности = прибыль от реализации / Затраты на производство и сбыт продукции 9. Рентабельность вложений в другие предприятия = Доход от участия в другой организации / Сумма краткосрочных и долгосрочных финансовых вложений. 10. Период окупаемости собственного капитала = Средняя величина собственного капитала/чистая прибыль. Форма № 1,2 11. Рентабельность чистых активов = Рентабельность продаж * Оборачиваемость чистых активов 12. Коэффициент реинвестирования = Реинвестированная прибыль/Прибыль от обычной деятельности. 13. Коэффициент роста собственного капитала = Собственный капитал на начало периода/Собственный капитал на конец периода. 14. Коэффициент экономического роста = Коэффициент реинвестирования* Коэффициент роста собственного капитала *Коэффициент рентабельности собственного капитала 13. Методика комплексного анализа хозяйственной деятельности

Методика – совокупность способов, правил наиболее целесообразного выполнения какой-либо работы. Различают общую и частную методики. Любая методика содержит следующие моменты: 1. задачи и формулировки целей и анализа 2. объекты анализа 3. системы показателей, с помощью которых будет исследоваться каждый объект анализа 4. советы по последовательности и периодичности проведения аналитического исследования 5. описание способов исследования изучаемых объектов 6. источники данных, на основании которых проводится анализ 7. указания по организации анализа (какие службы, лица будут проводить отдельные части исследования) 8. технические средства, которые целесообразно использовать для аналитической обработки информации 9. характеристика документов, которыми лучше всего оформлять результаты анализа 10. потребители результатов анализа В качестве важнейшего элемента методики ведения хозяйственной деятельности выступают технико-экономические приемы и способы анализа. К ним относят: 1. первичную обработку информации (проверка, группировка, систематизация) 2. определение влияния факторов на результаты деятельности предприятия 3. подсчеты неиспользованной перспективы резервов, увеличение эффективности производства обобщение результатов анализа и комплексной оценки для принятия управленческих решений